Metadati

Poichè Documatica gestisce documenti PDF (sia caricati dal cliente che generati da spool), è necessario che ad ogni documento siano associati dei dati (Metadati) che permettano di effettuare controlli, ricerche, spedizione ecc.

Ogni classe documentale è caratterizzata perciò da un insieme di metadati, definiti nella fase di configurazione del servizio.

I metadati specificano:

  • le chiavi di ricerca con cui il documento può essere recuperato (ad esempio, la ragione sociale per una fattura)
  • il campo da usare per il controllo di sequenzialità (ad esempio, per i numeri delle fatture attive)
  • il campo da usare come data di riferimento per la conservazione (ad esempio, il campo data fattura nelle fatture attive)
  • il campo da usare come indirizzo email per la distribuzione via email
  • il campo da usare come numero per la distribuzione via fax
  • il campo da usare come CAP per la distribuzione via posta (l’indirizzo completo non è necessario, in quanto è incorporato nel documento stesso)
I metadati devono essere caricati insieme al documento e sono gestiti diversamente per i documenti in formato pdf e spool:
  • PDF: i metadati devono essere specificati nello stesso comando di upload del documento;
  • SPOOL: i metadati devono essere incorporati nello stesso testo del documento, in posizione fissa (ad esempio a riga 2, colonna 90, per 20 caratteri si troverà il numero di fax a cui spedire il documento). È possibile decidere se un metadato debba o meno essere stampato nel documento finale ottenuto dall’elaborazione del file di spool;
  • CARTA: per i documenti cartacei, i metadati devono estratti dal contenuto dello stesso documento, sia tramite una elaborazione OCR del documento, sia tramite un’eventuale attività manuale. Ovviamente, data la possibile varietà dei formati, ogni esigenza deve essere analizzata caso per caso.
 

Nell'AreaTest sono disponibili diverse classi documentali con metadati già predefiniti,  e formati sia pdf che spool.

Attenzione: le informazioni riportate in questa sezione possono non essere perfettamente allineate con la versione corrente del servizio, in continua evoluzione. Per qualunque informazione specifica, vi preghiamo di contattarci.