Documatica   

Archiviazione e conservazione

Un servizio affidabile progettato per archiviare e conservare fatture, documenti di trasporto, registri e qualsiasi documento fiscale o di altra natura in modo sicuro e conforme alla normativa, senza installare apparecchiature e operando completamente da remoto.

 

Puoi archiviare e conservare tutta la documentazione aziendale
Caricare i documenti è semplicissimo! Lo puoi fare dalle tue applicazioni tramite le nostre "API", via FTP, manualmente via web e per i documenti cartacei tramite i nostri servizi di digitalizzazione
 


Documenti Emessi

  • Fatture Attive
  • DDT attivi


Documenti non fiscali

  • Offerte
  • Ordini
  • Conferme d’ordine
  • Disposizioni di Pagamento
  • Note Spese
  • Libro Unico del Lavoro

Documenti Ricevuti
(cartacei)

  • Fatture Passive
  • DDT Passivi
 
Scritture Tenute
  • Libro Giornale
  • Registri IVA
  • Registri di Magazzino
  • Libro Inventari
  • Registri Assicurativi
Altri Documenti Fiscali
  • Unico
  • 730
  • F23
  • F24

Documenti del Lavoro

  • Libro Unico del Lavoro
  • Cedolini
  • Fogli Presenza

Puoi caricare documenti in diversi formati

 
Puoi caricare documenti nei seguenti formati. I "metadati" sono le informazioni che useremo per indicizzare i documenti e rendere possibile la loro ricerca,
  • file PDF con metadati
  • Spool "txt" di stampa, generati da sistemi informativi, ovvero un elenco strutturato di documenti in formato testo con separatori. Abbiamo una soluzione anche per AS/400.
  • Documenti cartacei, che sono gestiti da un apposito centro di "scannerizzazione" e indicizzazione.
 
Attivi il servizio in modo semplice e assistito
 

 La configurazione del servizio è semplificata al massimo e avviene totalmente via Web il pannello di configurazione che permette di specificare:

  • Le classi di documenti da conservare, ad es. fatture, ddt ecc.
  • L’intervallo di conservazione per i documenti che debbono essere conservati
  • Il formato dei dati da trattare
  • I metadati, ovvero i dati che saranno utilizzati per l’archiviazione e la conservazione. 
  • Per i file di Spool tutti i parametri di configurazione del servizio (posizione e tipologia dei metadati e layout, da riempire coi dati dello spool)
  • Le utenze abilitate al servizio

    Archiviazione e conservazione sono totalmente automatiche

      Tutte le operazioni di elaborazione sono automatizzate.
    • Estrazione dati per la ricerca.
    • Controllo dei dati. Ad esempio, per le fatture: verifichiamo la sequenzialità, assenza di “buchi di numerazione”e la presenza dati obbligatori.
    • Generazione PDF da spool
    • Apposizione riferimento temporale e firma digitale qualificata
    • Archiviazione e indicizzazione
    • Conservazione se prevista dal tipo di documento


     

     

    I tuoi documenti sono accessibili via web in modo protetto
     
    • I documenti archiviati e conservati sono ospitati all’interno di DocuBank, e possono essere ricercati in base a tutti i dati di indicizzazione.
    • I lotti conservati a norma, possono essere ricercati per data, esercizio e identificativo.
    • L’integrità del lotto può essere verificata “on line” oppure è possibile scaricare il lotto per sottoporlo a verifica tramite strumenti alternativi.
    • Le immagini ISO dei lotti possono essere scaricate per un’ulteriore archiviazione in sede.
    • DocuBank include una gestione completa delle utenze abilitate alla consultazione e una funzione di modifica del PIN associato alla firma digitale qualificata del Cliente
    Facile da integrare nelle applicazioni aziendali

       

    Chi sviluppa applicazioni in azienda oppure offre soluzioni applicative/gestionali al pubblico trova nei nostri servizi l’estensione ideale per l’archiviazione e la conservazione documentale.

    • E' disponibile una ricca collezione di API accessibile via post http
    • E' disponibile un'interfaccia FTP automatizzata
    • Abbiamo una soluzione "client" già disponibile anche in ambiente AS/400